Rangkaian aktifitas:
Ø Proses pembelian dimulai ketika bagian pembelian mengecek jumlah persediaan yang tersedia dalam buku besar persediaan, perusaan menghabiskan persediaannya dengan menjual barang jadi ke toko-toko retailer, ketika persediaan jatuh sampai titik pemesanan kembali, petugas administrai pembelian membuat tiga rangkap pesanan pembelian yang masing-masing di kirim ke bagian pembelian, akuntansi, dan satu rangkapnya lagi di kirim ke pemasok. Pesanan pembelian tsb memuat informasi seperti, nama dan alamat pemasok utama, kuantitas pesanan, dan jumlah harga barang yang di pesan.
Ø Terdapat jeda waktu sekitar dua hari atau lebih antara waktu menempatkan pesanan dan menerima pesanan, pabrik biasanya memerlukan jeda waktu dua hari untuk mengirim barang dari pelabuhan pabrik hingga ke kontainer di pelabuhan perusahaan dengan menggunakan jasa ekspedisi, selama jeda waktu itu petugas penerimaan me-file-kan untuk sementara dokumen pesanan pembelian, ketika persediaan tiba barang-barang yang di terima dari pemasok/pabrik di kontainer dibongkar. informasi mengenai jenis dan kuantitas barang direkonsiliasi dengan dokumen pesanan pembelian yang sebelumnya di file-kan,. Dalam menyelesaikan perhitungan dan inspeksi fisik, petugas asministrasi penerimaan menyiapkan laporan penerimaan tiga rangkap yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan. Satu salinan laporan penerimaan menyertai persediaan fisik ke gudang barang untuk di simpan, satu salinan di-filekan bersama dengan dokumen pesanan pembelian dan packing slip, dan satu salinan terakhir dikirim ke bagian pembelian, petugas administrasi pembelian kemudian menggunakan informasi tsb untuk memperbaharui catatan persediaan pada buku besar persediaan. Ringkasan dari transaksi ini kemudian di kirim ke bagian akuntansi, sedangkan salinan laporan penerimaan di-file-kan di departemen tersebut.
Ø Selama transaksi berlangsung, Departemen akuntansi yang sebelumnya telah menerima salinan pesanan pembelian kemudian menyimpannya sementara hingga pemasok/pabrik mengirimkan faktur. Ketika faktur di terima, petugas administrasi akuntansi merekonsiliasi informasi keuangan dari faktur dengan dokumen file penundaan, kemudian mencatat transaksi dalam jurnal pembelian dan memposkan keakun pemasok dalam buku besar pembantu utang dagang, dua dokmen sebelumnya yaitu faktur dan pesanan pembelian kemudian di-file-kan, sedangkan informasi dari jurnal pembelian bersama dengan ringkasan transaksi yang sebelumnya di terima dari bagian pembelian digunakan oleh petugas administrasi akuntansi untuk memposkan informasi tersebut keakun kontrol persediaan dan utang dagang dan merekonsiliasi akun kontrol persediaan dan rangkuman buku besar persediaan. Dengan langkah ini, tahap pembelian dari siklus pengeluaran telah selesai.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar